Lưu trữ số mở rộng giá trị tài liệu, tạo nguồn lực dữ liệu phục vụ quản trị và phát triển.
I. TỪ KHO TÀI LIỆU SỐ ĐẾN NGUỒN TÀI NGUYÊN DỮ LIỆU
Sự phát triển của công nghệ số đang làm thay đổi căn bản chức năng truyền thống của lưu trữ. Tài liệu không chỉ cần được bảo quản an toàn mà còn phải có khả năng truy xuất, kết nối và tái sử dụng, qua đó phục vụ hiệu quả hơn cho quản trị và phát triển. Nghị định 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý cho việc xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức các hoạt động lưu trữ trong môi trường mới. Cùng với đó, Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, trong khi Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số nội dung của Luật Lưu trữ, góp phần hoàn thiện khung nghiệp vụ cho hoạt động lưu trữ trong môi trường số.
Tuy nhiên, số hóa một tài liệu chưa đồng nghĩa với việc tạo ra một tài nguyên dữ liệu. Để tài liệu thực sự tạo ra giá trị mới, cần đồng thời bảo đảm tài liệu có cấu trúc, dữ liệu có khả năng kết nối và thông tin có khả năng khai thác. Vì vậy, giá trị của lưu trữ số không nằm ở việc lưu được nhiều tài liệu hơn, mà ở khả năng làm cho những tài liệu đã lưu giữ trở nên hữu ích hơn đối với quản trị, nghiên cứu và phát triển.
Sự khác biệt căn bản giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ số không chỉ nằm ở phương tiện bảo quản, mà ở khả năng tổ chức, kết nối và khai thác thông tin. Nếu trong mô hình truyền thống, giá trị của tài liệu chủ yếu được xác định bởi tính nguyên vẹn, an toàn và khả năng tra cứu, thì trong môi trường số, tài liệu còn phải có khả năng tham gia vào các quá trình xử lý và tái sử dụng dữ liệu.
Số hóa mới chỉ là điểm khởi đầu. Có thể hình dung quá trình này qua ba cấp độ: số hóa, quản lý số và khai thác dữ liệu. Một kho lưu trữ có hàng triệu tệp điện tử nhưng thiếu cấu trúc dữ liệu, metadata, định danh thống nhất và công cụ tìm kiếm phù hợp thì vẫn khó trở thành một nguồn tài nguyên có giá trị. Do đó, bên cạnh số lượng tài liệu được số hóa, cần quan tâm đến số lượng dữ liệu có thể truy xuất, kết nối và tái sử dụng.
Giá trị của dữ liệu cũng tăng lên theo khả năng kết nối. Một tài liệu riêng lẻ có thể đáp ứng một nhu cầu thông tin cụ thể, nhưng khi nhiều tài liệu được chuẩn hóa và liên kết, chúng có thể giúp nhận diện xu hướng, đối chiếu lịch sử, xác lập mối quan hệ giữa các sự kiện và tạo ra những thông tin mới. Theo đó, quá trình vận động từ tài liệu đến dữ liệu, từ dữ liệu đến thông tin và từ thông tin đến tri thức phục vụ quyết định cho thấy lưu trữ số có thể trở thành một lớp dữ liệu nền trong hệ thống dữ liệu quốc gia.
Trong quá trình này, AI, dữ liệu lớn và điện toán đám mây là những công cụ hỗ trợ quan trọng. AI có thể hỗ trợ nhận dạng, phân loại và trích xuất thông tin; điện toán đám mây tạo điều kiện lưu trữ, truy cập linh hoạt; dữ liệu lớn hỗ trợ kết nối và phân tích các tập dữ liệu quy mô lớn. Tuy nhiên, công nghệ chỉ làm tăng khả năng khai thác chứ không tự tạo ra giá trị nếu dữ liệu thiếu chuẩn hóa, thiếu liên thông hoặc không xác định rõ nguồn gốc và quyền sử dụng.
Vì vậy, quản trị lưu trữ cần được tổ chức theo vòng đời: tạo lập, số hóa, chuẩn hóa, bảo quản, kết nối, khai thác và tái sử dụng. Khi đó, đưa tài liệu vào kho không phải là điểm kết thúc, mà có thể là điểm khởi đầu của một vòng đời khai thác mới. Tài liệu lưu trữ trở thành một thành phần của hạ tầng dữ liệu, giá trị của nó được thể hiện rõ nhất ở khả năng phục vụ quản trị và tạo ra thông tin mới.
II. KHAI THÁC DỮ LIỆU LƯU TRỮ ĐỂ TẠO GIÁ TRỊ MỚI
Giá trị lớn hơn của lưu trữ số nằm ở khả năng đưa dữ liệu lưu trữ tham gia vào quá trình ra quyết định, nghiên cứu và phát triển. Nếu trước đây lưu trữ chủ yếu đáp ứng nhu cầu tra cứu, xác minh hồ sơ, thì trong môi trường số, dữ liệu lưu trữ có thể được sử dụng để đối chiếu thông tin, đánh giá quá trình thực hiện chính sách, cung cấp dữ liệu lịch sử, hỗ trợ nghiên cứu và tăng khả năng kiểm chứng các quyết định quản lý. Như vậy, lưu trữ có điều kiện tham gia sâu hơn vào chu trình quản trị.
Một mô hình kết nối có thể được hình dung theo chuỗi: kho lưu trữ số, nền tảng dữ liệu, cơ quan quản lý, người dân, doanh nghiệp và nhà nghiên cứu. Khi tài liệu được chuẩn hóa, định danh và liên thông, việc khai thác sẽ không còn phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác thủ công của cán bộ lưu trữ. Điều này tạo ra sự chuyển đổi từ dịch vụ cung cấp tài liệu sang dịch vụ cung cấp dữ liệu và thông tin, đồng thời mở rộng khả năng phục vụ của hệ thống lưu trữ trong tiến trình xây dựng Chính phủ số.
Dữ liệu lưu trữ cũng có thể trở thành đầu vào cho nhiều hoạt động của kinh tế số, từ nghiên cứu và phát triển, giáo dục, khoa học đến quy hoạch, bảo tồn lịch sử, văn hóa và hình thành các sản phẩm, dịch vụ số phù hợp với quy định pháp luật. Khai thác không đồng nghĩa với mở toàn bộ dữ liệu. Cần phân định rõ dữ liệu có thể công khai, dữ liệu được tiếp cận có điều kiện và dữ liệu phải được bảo vệ nhằm bảo đảm an toàn thông tin, quyền riêng tư và các yêu cầu về bí mật.
Về bản chất, giá trị của dữ liệu lưu trữ nằm ở khả năng tái sử dụng. Một dữ liệu được chuẩn hóa và quản lý tốt có thể phục vụ nhiều mục tiêu khác nhau mà không phải tạo lập lại từ đầu. Giá trị của lưu trữ số còn ở khả năng tái sử dụng tài liệu trong những bối cảnh mới. Đây chính là điểm nối giữa lưu trữ và kinh tế dữ liệu, đồng thời đặt ra yêu cầu thay đổi phương thức quản lý hoạt động lưu trữ trong môi trường số.
III. ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ: TỪ “TIỀN KIỂM” SANG “HẬU KIỂM”
Sự phát triển nhanh của công nghệ và dịch vụ lưu trữ số đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức quản lý nhà nước. Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP của Chính phủ về phân quyền, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 đến hết ngày 28/2/2027. Nghị quyết bao gồm các nội dung cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Nội vụ, đồng thời yêu cầu các bộ, ngành tiếp tục hoàn thiện các quy định để bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ.
Đối với hoạt động lưu trữ, những thay đổi này đặt ra yêu cầu về tính liên tục và ổn định của chính sách trong giai đoạn chuyển tiếp. Cải cách thủ tục không chỉ nhằm giảm số lượng điều kiện hoặc giấy tờ phải thực hiện, mà còn hướng tới thay đổi phương thức quản lý phù hợp hơn với môi trường kinh doanh và môi trường số.
Chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm không có nghĩa là buông lỏng quản lý. Nhà nước vẫn phải bảo đảm chất lượng dịch vụ, tính xác thực của tài liệu, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và trách nhiệm của nhà cung cấp. Điểm thay đổi là công cụ quản lý, từ kiểm soát bằng thủ tục sang dựa nhiều hơn vào tiêu chuẩn, quy chuẩn, trách nhiệm, giám sát và xử lý vi phạm. Cách tiếp cận này cũng cho phép quản lý theo mức độ rủi ro, tập trung nguồn lực vào những dịch vụ liên quan đến dữ liệu nhạy cảm hoặc có giá trị pháp lý cao.
Hậu kiểm hiệu quả đòi hỏi những yêu cầu có thể kiểm chứng: tiêu chuẩn kỹ thuật, tính toàn vẹn của dữ liệu, khả năng truy xuất, bảo đảm an toàn thông tin, cơ chế sao lưu, trách nhiệm của nhà cung cấp và khả năng xử lý khi có sự cố hoặc vi phạm. Khi các tiêu chuẩn và trách nhiệm được xác định rõ, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong tổ chức dịch vụ, trong khi cơ quan quản lý vẫn duy trì được công cụ giám sát cần thiết.
Cùng với cải cách thủ tục, năng lực số phải được nâng lên tương ứng. Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa và tổ chức trên nền tảng số, quy trình khai thác cũng cần được thiết kế lại theo logic của môi trường số, thay vì sao chép nguyên trạng quy trình xử lý hồ sơ giấy. Đây là điều kiện để chuyển đổi số thực sự tạo ra thay đổi về chất trong hoạt động lưu trữ.
IV. TẠO NỀN TẢNG THỂ CHẾ VÀ DỮ LIỆU ĐỂ LƯU TRỮ SỐ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG
Để chuyển từ số hóa sang khai thác tài nguyên dữ liệu, cần đồng thời củng cố hai nền tảng là thể chế ổn định và dữ liệu có chất lượng. Việc rà soát, hoàn thiện Thông tư 06/2025/TT-BNV cùng các quy định liên quan đến nghiệp vụ, chứng chỉ hành nghề, điều kiện kinh doanh và cung cấp dịch vụ lưu trữ cần được thực hiện theo hướng đồng bộ, thống nhất. Đồng thời, Thông tư 05/2025/TT-BNV về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số cần được triển khai thống nhất trong thực tiễn để bảo đảm dữ liệu được hình thành, quản lý và bảo quản theo những yêu cầu phù hợp với môi trường số.
Mục tiêu là tránh tình trạng một yêu cầu được bãi bỏ hoặc đơn giản hóa ở văn bản này lại xuất hiện dưới hình thức khác trong quy định liên quan. Cải cách thể chế chỉ thực sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp, cơ quan lưu trữ và người sử dụng dữ liệu có thể dự đoán được yêu cầu pháp lý, chi phí tuân thủ và trách nhiệm của mình.
Song song với hoàn thiện thể chế, chuẩn hóa dữ liệu phải được đặt trước yêu cầu khai thác ở quy mô lớn. Một hệ thống lưu trữ số cần bảo đảm dữ liệu đúng cấu trúc, có metadata, định danh rõ ràng, phân quyền truy cập và lưu vết đầy đủ, đồng thời có khả năng liên thông. Nếu mỗi cơ quan phát triển một kho dữ liệu theo tiêu chuẩn riêng, các “ốc đảo dữ liệu” sẽ hình thành, làm hạn chế khả năng kết nối và làm giảm giá trị của toàn hệ thống.
Bên cạnh khả năng khai thác, an toàn dữ liệu phải trở thành điều kiện nền tảng. Lưu trữ số càng mở rộng khả năng tiếp cận thì càng phải có cơ chế bảo vệ tương ứng, bảo đảm cân bằng giữa yêu cầu mở để khai thác và yêu cầu chặt để bảo vệ. Tính thuận tiện trong tiếp cận chỉ có ý nghĩa khi đi cùng khả năng xác thực, kiểm soát truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Cuối cùng, mô hình mới đòi hỏi đội ngũ nhân lực mới. Cán bộ lưu trữ cần được trang bị thêm năng lực về quản trị dữ liệu, công nghệ, pháp luật dữ liệu, an toàn thông tin và cung cấp dịch vụ số. Đây là điều kiện để chuyển từ tư duy “quản lý kho” sang “quản trị tài nguyên dữ liệu”, qua đó tạo nền tảng cho lưu trữ số phát triển bền vững.
V. KẾT LUẬN
Cốt lõi của chuyển đổi số trong lưu trữ không chỉ là số hóa tài liệu, mà còn là khả năng chuẩn hóa, kết nối, bảo vệ và khai thác hiệu quả dữ liệu sau số hóa. Ở tầng thứ nhất, số hóa làm thay đổi phương thức bảo quản và tiếp cận tài liệu. Ở tầng thứ hai, kết nối dữ liệu làm gia tăng giá trị của tài liệu, đưa lưu trữ tham gia sâu hơn vào quản trị, nghiên cứu và phát triển. Ở tầng thứ ba, sự thay đổi đó đòi hỏi thể chế phải thích ứng, trong đó chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm cần gắn với tiêu chuẩn, trách nhiệm và cơ chế giám sát phù hợp.
Đích đến của lưu trữ số không phải là tạo ra những kho tài liệu điện tử lớn hơn, mà là tạo ra khả năng sử dụng dữ liệu tốt hơn. Khi tài liệu được bảo quản an toàn, chuẩn hóa, kết nối và khai thác đúng mục đích, những giá trị được tích lũy trong quá khứ có thể tiếp tục tạo ra giá trị cho hiện tại và tương lai.
Khi đó, lưu trữ không còn chỉ là nơi cất giữ những gì đã qua, mà trở thành một cấu phần của hạ tầng dữ liệu, nơi những giá trị được tích lũy trong quá khứ tiếp tục được kết nối, khai thác và tạo ra những giá trị mới cho quản trị, nghiên cứu và phát triển xã hội./.
ThS. Trần Mạnh Quân
