Kết nối, tái sử dụng dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản trị công.
I. TỪ SỐ HÓA THỦ TỤC ĐẾN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC VẬN HÀNH
Một thủ tục hành chính được đưa lên môi trường trực tuyến chưa đồng nghĩa với một quy trình đã được chuyển đổi số thực chất. Phía sau giao diện điện tử vẫn có thể tồn tại những bộ hồ sơ được xử lý theo phương thức cũ, những khâu nhập liệu thủ công, các bước kiểm tra, đối chiếu lặp lại và yêu cầu người dân, doanh nghiệp tiếp tục cung cấp những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.
Thực tế đó đặt ra một vấn đề có tính nền tảng: nếu chỉ chuyển hồ sơ từ môi trường giấy sang môi trường điện tử mà không thay đổi cấu trúc của quy trình, công nghệ mới chỉ thay đổi phương tiện thực hiện, trong khi phương thức vận hành của bộ máy chưa có sự chuyển biến tương xứng.
Báo cáo sơ kết 1 năm 6 tháng thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW cho thấy, tại các bộ, ngành, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 34,24%, tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 19,23%, trong khi tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu mới ở mức 5,29%. Khoảng cách giữa số hóa hồ sơ và tái sử dụng dữ liệu cho thấy một thực tế: công nghệ đã được đưa vào quy trình, nhưng dữ liệu chưa thực sự trở thành nguồn lực vận hành của bộ máy.
Trong khi đó, Nghị quyết số 57-NQ/TW xác định dữ liệu là một nguồn lực quan trọng, cần được kết nối, khai thác và sử dụng hiệu quả. Từ yêu cầu đó, chuyển đổi số trong khu vực công cần được đặt trong một tư duy phát triển cao hơn: số hóa phải gắn với tái cấu trúc; tái cấu trúc phải dựa trên dữ liệu; dữ liệu phải được tổ chức để có thể phục vụ nhiều quy trình, nhiều nhiệm vụ và nhiều cấp độ quản trị.
Đây là bước chuyển từ tư duy “số hóa hồ sơ” sang tư duy “tổ chức lại hoạt động trên nền dữ liệu”. Thước đo của chuyển đổi số vì thế không thể chỉ dừng ở số lượng thủ tục được cung cấp trực tuyến, mà phải được phản ánh bằng mức độ thay đổi của quy trình, chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp và năng lực điều hành của cơ quan nhà nước.
II. TÁI CẤU TRÚC QUY TRÌNH, ĐẶT DỮ LIỆU VÀO TRUNG TÂM
Số hóa không phải là đích đến của chuyển đổi số. Một quy trình hành chính vốn có nhiều tầng nấc, yêu cầu nhập lại thông tin hoặc đối chiếu thủ công, nếu được giữ nguyên rồi đưa lên môi trường điện tử thì những hạn chế của phương thức cũ vẫn tiếp tục tồn tại, chỉ khác ở phương tiện thực hiện.
Bởi vậy, trọng tâm của chuyển đổi số phải bắt đầu từ việc thiết kế lại quy trình, trong đó dữ liệu được xác định là một cấu phần ngay từ đầu. Với mỗi thủ tục, cần xác định rõ cơ quan nhà nước đã có những thông tin nào; thông tin nào thực sự cần thu thập; dữ liệu nào có thể được khai thác từ các cơ sở dữ liệu khác; và dữ liệu phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục có thể tiếp tục phục vụ những quy trình nào.
Từ đó hình thành một nguyên tắc có ý nghĩa quan trọng đối với cải cách hành chính: dữ liệu được tạo lập một lần, được quản lý thống nhất và được tái sử dụng trong phạm vi pháp luật cho phép, thay vì mỗi thủ tục lại trở thành một lần thu thập thông tin mới.
Muốn nguyên tắc đó đi vào thực tiễn, trước hết phải bảo đảm chất lượng dữ liệu. Dữ liệu chỉ có thể trở thành nguồn lực quản trị khi bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, thống nhất và được cập nhật thường xuyên. “Đúng, đủ, sạch, sống” vì thế không chỉ là yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống thông tin, mà phải trở thành yêu cầu xuyên suốt của quá trình cải cách hành chính.
Một dữ liệu thiếu chính xác, không đồng nhất hoặc đã lỗi thời sẽ làm suy giảm giá trị của toàn bộ chuỗi xử lý phía sau. Ngược lại, khi dữ liệu được chuẩn hóa và xác thực, hệ thống có thể giảm các thao tác trung gian, hạn chế yêu cầu bổ sung hồ sơ và từng bước chuyển từ trạng thái bị động tiếp nhận thông tin sang chủ động khai thác dữ liệu đã có.
Trong bối cảnh đó, nguyên tắc “once-only” — người dân không phải cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có và có thể khai thác hợp pháp — trở thành một biểu hiện cụ thể của cải cách hành chính lấy người dân làm trung tâm. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và liên thông, chi phí và thời gian tuân thủ của xã hội được giảm xuống, đồng thời bộ máy nhà nước giảm được những khâu xử lý lặp lại.
Vì vậy, bản chất của chuyển đổi số không phải là số hóa nguyên trạng cái cũ, mà là sử dụng dữ liệu và công nghệ để tổ chức lại cái cũ theo một phương thức hiệu quả hơn.
III. HÀ NỘI, PHÚ THỌ: HAI THỰC TIỄN, MỘT HƯỚNG CHUYỂN DỊCH
Thực tiễn tại Hà Nội và Phú Thọ cho thấy chuyển đổi số trong khu vực công đang được triển khai theo hai hướng có tính kế tiếp: từ tái cấu trúc quy trình để dữ liệu có thể được kế thừa, tái sử dụng đến hình thành nền tảng dữ liệu dùng chung phục vụ quản trị, điều hành.
Tại Hà Nội, trọng tâm được đặt vào tái cấu trúc thủ tục hành chính trên cơ sở dữ liệu. Thành phố đặt mục tiêu đến cuối năm 2026 đạt 95% thủ tục hành chính được tái cấu trúc trên nền dữ liệu. Cách tiếp cận không dừng ở việc rà soát từng thủ tục riêng lẻ mà hướng tới tổ chức lại theo chuỗi, gắn với các sự kiện trong vòng đời của người dân và chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của cách làm này nằm ở việc phá bỏ tư duy thủ tục hành chính là những quy trình biệt lập. Một nhu cầu thực tế của người dân hoặc doanh nghiệp thường kéo theo nhiều thủ tục có liên quan. Vì vậy, dữ liệu đã được cung cấp và xác thực ở một khâu cần có khả năng trở thành đầu vào cho những khâu tiếp theo trong phạm vi pháp luật cho phép.
Khi đó, người dân không còn phải liên tục lặp lại một hành trình cung cấp thông tin mà cơ quan nhà nước đã tiếp nhận. Hệ thống từng bước chuyển từ cơ chế tiếp nhận dữ liệu do người dân cung cấp sang khai thác những dữ liệu đã được xác thực và có thể kế thừa. Nguyên tắc “once-only” vì vậy được chuyển từ định hướng phục vụ thành nguyên tắc trong thiết kế quy trình.
Kết quả của quá trình này không chỉ thể hiện ở sự thuận tiện trong giải quyết thủ tục mà còn được phản ánh bằng hiệu quả kinh tế. Hà Nội cho biết việc tái cấu trúc thủ tục hành chính đã góp phần giảm chi phí tuân thủ từ khoảng 2.306 tỷ đồng xuống còn khoảng 654 tỷ đồng mỗi năm, tương đương tiết kiệm khoảng 1.652 tỷ đồng.
Con số này cho thấy dữ liệu, khi được đặt đúng vào cấu trúc của quy trình, có thể tạo ra giá trị trực tiếp cho xã hội. Chuyển đổi số khi ấy không chỉ giúp thực hiện một thủ tục nhanh hơn mà còn có khả năng loại bỏ những bước trung gian không còn cần thiết.
Nếu Hà Nội cho thấy giá trị của dữ liệu được phát huy ngay trong cấu trúc của quy trình hành chính, thì Phú Thọ đặt vấn đề ở một cấp độ rộng hơn: tổ chức dữ liệu thành nền tảng phục vụ cả hoạt động nghiệp vụ và điều hành.
Tại Phú Thọ, mô hình Kho dữ liệu dùng chung theo kiến trúc Data Lakehouse được triển khai với định hướng hình thành nền tảng dữ liệu có khả năng kết nối, chuẩn hóa và khai thác xuyên ngành, xuyên cấp. Cùng với xây dựng hạ tầng, địa phương đồng thời triển khai rà soát, làm sạch và chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, xác định điều hành dựa trên dữ liệu thời gian thực và liên thông theo mô hình 4 trục, 2 cấp.
Điểm đáng chú ý ở đây là hạ tầng dữ liệu và chất lượng dữ liệu được đặt trong cùng một quá trình. Một nền tảng hiện đại không thể tạo ra giá trị nếu dữ liệu đầu vào thiếu chính xác, thiếu đồng nhất hoặc không được cập nhật. Ngược lại, việc làm sạch dữ liệu cũng khó phát huy hiệu quả nếu không có một kiến trúc đủ khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác.
Từ thực tiễn này có thể nhìn thấy sự phát triển của dữ liệu qua ba cấp độ: dữ liệu để lưu trữ, dữ liệu để chia sẻ và dữ liệu để ra quyết định. Ở cấp độ cao hơn, dữ liệu không còn chỉ phục vụ xử lý một hồ sơ mà trở thành căn cứ để theo dõi tình hình, nhận diện biến động, phân tích xu hướng và hỗ trợ điều hành.
Hai thực tiễn vì vậy tạo thành một mạch chuyển dịch thống nhất. Hà Nội đặt dữ liệu vào trung tâm của việc thiết kế lại quy trình; Phú Thọ mở rộng dữ liệu từ phạm vi từng thủ tục sang nền tảng phục vụ quản trị. Một bên tập trung làm cho quy trình vận hành hiệu quả hơn trên cơ sở dữ liệu; bên kia hướng tới đưa dữ liệu trở thành nguồn lực của công tác điều hành.
Điểm gặp nhau của hai hướng tiếp cận là cùng chuyển trọng tâm từ “số hóa công việc” sang “tổ chức công việc trên nền dữ liệu”.
IV. TỪ HỆ THỐNG SỐ ĐẾN NỀN QUẢN TRỊ DỰA TRÊN DỮ LIỆU
Từ thực tiễn trên, chuyển đổi số trong khu vực công cần được nhìn nhận không phải như quá trình xây dựng thêm các hệ thống riêng lẻ, mà là quá trình hình thành một phương thức vận hành trong đó dữ liệu được quản trị như một nguồn lực chung.
Nếu dữ liệu tiếp tục bị phân mảnh theo cơ quan, lĩnh vực và nền tảng, việc gia tăng số lượng ứng dụng có thể làm phát sinh thêm chi phí tích hợp nhưng chưa tạo ra thay đổi tương xứng trong phương thức quản trị. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu có khả năng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng, đồng thời tái cấu trúc các quy trình trên cơ sở dữ liệu đã có.
Cùng với đó, quản trị dữ liệu phải được thực hiện theo toàn bộ vòng đời. Chất lượng dữ liệu không thể được bảo đảm chỉ bằng một lần rà soát hoặc một chiến dịch làm sạch. Dữ liệu cần được kiểm soát từ khi hình thành, cập nhật, xác thực, chia sẻ đến khai thác. Khi đó, yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống” mới thực sự trở thành nguyên tắc vận hành thường xuyên.
Càng nhiều dữ liệu được kết nối và khai thác xuyên hệ thống, yêu cầu về phân quyền, an toàn và kiểm soát mục đích sử dụng càng phải được đặt song hành. Giá trị của dữ liệu không nằm ở việc chia sẻ càng nhiều càng tốt, mà ở khả năng chia sẻ đúng dữ liệu, đúng đối tượng, đúng mục đích và đúng thẩm quyền.
Trên nền dữ liệu và quy trình đã được chuẩn hóa, những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo mới có điều kiện phát huy hiệu quả. Hà Nội đã triển khai các tính năng AI hỗ trợ quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, cho thấy công nghệ có thể tham gia vào những khâu xử lý thông tin của bộ máy. Tuy nhiên, công nghệ chỉ có thể tạo ra giá trị bền vững khi dữ liệu đầu vào đủ tin cậy và quy trình đủ chuẩn hóa.
Do đó, thước đo chuyển đổi số cần được chuyển từ các chỉ tiêu về đầu vào công nghệ sang các kết quả phản ánh trực tiếp giá trị quản trị: dữ liệu được tái sử dụng ở mức nào; người dân và doanh nghiệp còn phải cung cấp lại bao nhiêu thông tin; thời gian xử lý được rút ngắn ra sao; chi phí tuân thủ giảm đến đâu; năng suất công vụ được cải thiện thế nào; và dữ liệu hỗ trợ hoạt động điều hành, ra quyết định ở mức độ nào.
Đây là sự chuyển đổi từ đo lường mức độ ứng dụng công nghệ sang đo lường giá trị mà công nghệ và dữ liệu tạo ra cho quản trị.
V. KIẾN TẠO NỀN QUẢN TRỊ DỰA TRÊN DỮ LIỆU
Chuyển đổi số đang bước sang một giai đoạn mà trọng tâm không còn chỉ là đưa thêm thủ tục lên môi trường điện tử hay xây dựng thêm các nền tảng số, mà là tổ chức lại phương thức vận hành trên nền dữ liệu.
Từ Hà Nội đến Phú Thọ, một logic phát triển đang dần được định hình: số hóa thủ tục, tái cấu trúc quy trình, liên thông và tái sử dụng dữ liệu, tiến tới quản trị dựa trên dữ liệu.
Ở nấc đầu tiên, công nghệ thay đổi phương thức thực hiện. Ở nấc tiếp theo, dữ liệu được tổ chức để có thể lưu chuyển giữa các thủ tục, cơ quan và hệ thống. Ở nấc cao hơn, dữ liệu trở thành một đầu vào của quản lý, phân tích và ra quyết định.
Sự chuyển dịch này đặt ra yêu cầu mới đối với xây dựng Chính phủ số. Một nền quản trị hiện đại không được đo bằng số lượng hệ thống được triển khai, mà bằng mức độ các hệ thống có thể vận hành như một chỉnh thể; dữ liệu có thể được kết nối, chia sẻ và tái sử dụng; quy trình có thể được tinh giản; và năng lực điều hành có thể được nâng lên trên cơ sở dữ liệu.
Thước đo cuối cùng của chuyển đổi số vì vậy phải trở về với những giá trị mà người dân, doanh nghiệp và Nhà nước thực sự nhận được: người dân có phải cung cấp lại thông tin hay không; doanh nghiệp có giảm chi phí tuân thủ hay không; cán bộ có được giải phóng khỏi những thao tác lặp lại hay không; và cơ quan nhà nước có thêm căn cứ để quản lý, điều hành và ra quyết định hay không.
Từ số hóa hồ sơ đến tái cấu trúc quy trình; từ liên thông dữ liệu đến khai thác dữ liệu cho điều hành, đó không chỉ là sự phát triển của công nghệ mà là quá trình đổi mới phương thức quản trị nhà nước.
Khi dữ liệu được tạo lập chính xác, quản lý thống nhất, chia sẻ đúng thẩm quyền và khai thác đúng mục đích, mỗi thông tin không còn chỉ phục vụ một hồ sơ hay một thủ tục mà có thể tiếp tục tạo ra giá trị trong nhiều quy trình và nhiều cấp độ quản trị.
Đích đến của chuyển đổi số vì thế không phải là một nền hành chính có thật nhiều hệ thống số, mà là một nền hành chính vận hành ngày càng hiệu quả trên nền dữ liệu, trong đó dữ liệu trở thành nguồn lực của cải cách, năng lực phục vụ và năng lực điều hành./.
ThS. Lê Cường
